PROFIm oszczędza dzięki IFS Applications

Firma PROFIm zajmuje się produkcją krzeseł biurowych. Spółka powstała w 1991 r. w Turku koło Konina. Obecnie w dwóch zakładach w Turku pracuje ponad 1000 osób. Miesięcznie spółka wytwarza 70 tys. krzeseł. Specyfiką firmy jest produkcja niemal wyłącznie na zamówienie - ok. 80 proc. to zamówienia jednostkowe (do 10 szt.). Realizacja zamówienia trwa do 14 dni. W 2006 r. firma uzyskała przychody w wysokości [stop]136 mln zł. Od 2000 r. PROFIm może pochwalić się systemem zarządzania jakością ISO 9001:2000.

" Dla dalszego rozwoju musieliśmy zdecydować się na kompleksową informatyzację. IFS Applications pozwolił nam istotnie oszczędzić koszty, skrócić terminy dostaw i precyzyjnie planować produkcję." Grzegorz Dybus, Dyrektor Logistyki PROFIm

Korzyści z wdrożenia IFS Applications:

• reorganizacja procesów biznesowych,
• usprawnienie organizacji i poprawa dyscypliny pracy,
• redukcja czasu realizacji transakcji,
• pełna informacja o kosztach, o czasie realizacji zleceń (możliwość potwierdzania rzeczywistych terminów realizacji), o stanie zapasów magazynowych z uwzględnieniem produkcji w toku,
• zwiększenie przepustowości procesów w oparciu o reengineering procesów wcześniej funkcjonujących,
• poprawa zarządzania środkami finansowymi (uwolnienie środków finansowych zamrożonych w zmagazynowanych surowcach),
• zwiększenie obrotu towarowego,
• zwiększenie wydajności pracy,
• poprawa obsługi klienta,
• wzmocnienie przewagi konkurencyjnej ( w tym zmiana jakości i sposobu kontaktu z klientami),
• podniesienie kwalifikacji pracowników i zmiana ich świadomości,
• większe uniezależnienie firmy od zmian kadrowych.

Zapanować nad danymi

Początkowo w PROFIm nie było jednolitego systemu informatycznego, ale zlepek drobnych systemów ułatwiających zarządzanie, pomiędzy którymi wykonywano transfery danych oraz transfery do systemów gromadzących dane pod kątem finansowo-księgowym.
"Zaczęliśmy się rozglądać za kompleksowym systemem informatycznym, który zaspokoi rosnące potrzeby firmy i zapanuje nad rosnącą liczbą indeksów materiałowych, pozwalając jednocześnie na rozliczanie rzeczywistych kosztów, a nie tylko normatywnych" - wyjaśnia Grzegorz Dybus, Dyrektor Logistyki PROFIm.
Ponieważ firma wytwarza krzesła głównie na zamówienie, a serie są krótkie, bardzo ważne jest prawidłowe oszacowanie niezbędnych do produkcji materiałów oraz ustalenie dokładnego terminu realizacji zamówienia.

"Nad tymi elementami mógł zapanować jedynie kompleksowy system informatyczny wspomagający każdy etap produkcji - od złożenia zamówienia przez klienta do wysyłki gotowego produktu" - dodaje Grzegorz Dybus.
Istotne były także analizy kosztów oraz planowanie produkcji, gdyż w PROFIm najważniejszą sprawą jest z jednej strony - ograniczanie kosztów, z drugiej zaś zapewnienie jak najkrótszego i pewnego terminu dostawy, a więc tym samym zwiększenie konkurencyjności rynkowej.

Kompleksowe wdrożenie

Firma PROFIm zdecydowała się na wymianę wszystkich funkcjonujących systemów na jeden kompleksowy i zintegrowany. Dzięki integracji wszystkich elementów (włącznie z obiegiem dokumentów) w jednym systemie IFS możliwy jest dostęp do wszelkich informacji z każdego miejsca, a jednolity format danych zapewnia łatwość ich obróbki oraz możliwość przeprowadzania różnorodnych analiz z wykorzystaniem wszelkich dostępnych źródeł.

Prowadzi to do efektywniejszego zarządzania firmą i służy satysfakcji klienta.
Pierwszy etap wdrożenia objął: IFS Finanse, IFS Dystrybucję, IFS Produkcję, IFS Zasoby Ludzkie i IFS Płace. W ramach IFS Dystrybucji znalazły się takie komponenty jak IFS Zamówienia Klientów - nadzorujące terminowości dostaw i umożliwiające sprawną obsługę klientów oraz IFS/Zakupy z użyciem, których realizowane jest zaopatrzenie pod kątem procesów produkcyjnych oraz innych obszarów związanych z funkcjonowaniem firmy. Zaopatrzenie materiałowe jest wspierane przez procesy MRP bazujące na zamówieniach klientów, bieżących zleceniach produkcyjnych oraz funkcjonującym w firmie planie głównym produkcji.

Najważniejszym obszarem, który musiał być uwzględniony we wdrożeniu, była produkcja a w jej ramach właściwe zaewidencjonowanie stosowanych technologii, nadzór nad planowaniem i realizacją produkcji w obrębie całego przedsiębiorstwa - złożonego z wielu zakładów i działów.
Jednocześnie celem wdrożenia tego modułu było zapewnienie lepszego nadzorowania kosztów zarówno całego przedsiębiorstwa, jak i pojedynczego wyrobu. Ponadto w rozwiązaniu znalazł się system kadrowo-płacowy, obejmujący pełną ewidencję pracowniczą, procesy naliczania i rozliczania płac (z uwzględnieniem akordu) oraz wyposażenie pracowników.

"Tylko takie kompleksowe wdrożenie gwarantowało osiągnięcie zamierzonych celów. Zrealizowaliśmy pierwszy etap wdrożenia i widzieliśmy płynące z niego korzyści. Przystąpiliśmy do realizacji kolejnych dwóch etapów wdrożenia. Prace przy projekcie wdrożeniowym trwały do połowy 2006 roku." - mówi Grzegorz Dybus.

30 różnych funkcjonalności IFS Applications

W kolejnych dwóch etapach wdrożenie skupiło się na odpowiednim nadzorze nad posiadanym majątkiem, wzmocnieniu możliwości planistycznych dotyczących obsługi produkcji (a także kontroli jakości) oraz jakościowej zmianie w kontaktach PROFIm z kontrahentami. Wdrożenie objęło IFS Wyposażenie gdzie zaewidencjonowano składniki majątku, IFS Remonty z obsługą profilaktyczna i naprawczą. IFS CRM wpiera kontakty bezpośrednie z otoczeniem biznesowym, zaś dzięki funkcjonalności witryny internetowej Klienci mogą na bieżąco m.in. śledzić realizację własnych zamówień.

Obecnie z systemu IFS Applications w PROFIm korzysta 200 użytkowników, w tym 100 na produkcji. System obejmuje wszystkie sfery działalności firmy.

W jego skład wchodzą moduły: IFS Zasoby Ludzkie, IFS Płace, IFS Finanse, IFS Dystrybucja, IFS Produkcja, IFS Remonty, IFS CRM, IFS Harmonogramowanie Operacyjne, IFS Zarządzanie Dokumentacją, IFS Szkolenia, IFS Harmonogramowanie Zakupów, IFS Planowanie Popytu, IFS Analiza Zarządcza, IFS Witryny Internetowe dla Kontrahentów, IFS Kontrola Jakości. Każdy z nich złożony z szeregu komponentów, dla przykładu w skład modułu IFS Remonty wchodzi m.in. komponent IFS/Wyposażenie - firma PROFIm sama produkuje oprzyrządowanie i dysponuje znaczącym majątkiem, który wymaga ciągłego nadzoru.

PROFIm jest w ścisłej czołówce najlepiej zinformatyzowanych firm z branży meblarskiej. Począwszy od zamówień materiałów, przez kompleksowe nadzorowanie produkcji aż do planowania i prognozowania mocy produkcyjnych - wszystkie procesy biznesowe zachodzące w firmie są wspierane przez IFS Applications. Objęcie komputeryzacją praktycznie wszystkich elementów działalności firmy pozwala z kolei na przeprowadzanie wszechstronnych analiz, w tym także porównawczych. Dzięki temu PROFIm osiąga coraz to silniejszą pozycję w stosunku do konkurencji.

Firma korzysta obecnie z blisko 30 różnych funkcjonalności systemu IFS. Jest to pod względem szerokiego zakresu wykorzystywanych funkcjonalności jedno z najbardziej kompleksowych wdrożeń systemu klasy ERP w polskim przemyśle.


Większa wydajność, mniejsze koszty

IFS Applications wspiera skrócenie realizacji zamówień oraz właściwe kalkulacje kosztowe, co prowadzi do zmniejszenia kosztów. Po wdrożeniu modułu IFS/Harmonogramowanie Operacyjne wraz z modułami produkcyjnymi możliwe jest prognozowanie mocy produkcyjnych, co z kolei przyczynia się do jeszcze lepszego zarządzania, wykorzystania mocy produkcyjnych i tym samym do dalszego obniżania kosztów. Pierwsze efekty finansowe wdrożenia uzyskano już po trzech miesiącach działania. Dzięki IFS Applications można określić rzeczywiste koszty - wszystkie ich elementy (cała produkcja jest objęta rozliczaniem kosztów z rozbiciem na wydziały i produkty), określone są miejsca powstawania kosztów (MPK). Są rozliczane materiały i półprodukty, wyroby gotowe.
Możliwe jest planowanie i bilansowanie mocy produkcyjnych. Zmniejszyły się stany magazynowe, jest większa rotacja materiałów w magazynie.
Moduł IFS/Harmonogramowanie Operacyjne razem z MRP dają prawidłową, a nie przypuszczalną datę realizacji zamówienia.

Najbardziej spektakularnym sukcesem wdrożenia było osiągnięcie krótkiego
- 14 dniowego - terminu realizacji zamówień krajowych oraz znaczne skrócenie czasu realizacji zamówień zagranicznych, co przyczyniło się do zwiększenia konkurencyjności firmy w Polsce i na rynkach zagranicznych. Obecnie inwestycja w nowoczesny system wspomagania zarządzania IFS Applications już się częściowo zwróciła, a w całości powinna się zwrócić w ciągu 3 lat.

"IFS Applications przyczyniło się do zmniejszenie kosztów przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności oraz skróciło cykl produkcyjny. Zamierzamy rozwinąć produkcję, a dzięki wdrożonemu systemowi bez przeszkód możemy podejmować nowe wyzwania" - konkluduje Grzegorz Dybus.

"Firma PROFIm korzysta z systemu IFS Applications, który się sprawdził w wielu światowych korporacjach i największych przedsiębiorstwach przemysłowych w Polsce. Dzięki niemu możemy lepiej dostosować się do potrzeb naszych klientów w Polsce i innych krajach, obniżyć koszty oraz mimo rosnącej szybko sprzedaży utrzymać krótki czas realizacji zleceń na terenie kraju" - ocenia Ryszard Rychlik, Prezes PROFIm.

W rankingach zachodnich dostawców systemów klasy ERP w Polsce IFS jest w pierwszej trójce. IFS obsługuje na terenie Polski blisko 140 klientów z 4 biur własnych. Do grupy klientów IFS w Polsce należą m.in. Południowy Koncern Energetyczny, BOT Elektrownia Bełchatów, Vattenfall Heat Poland, Międzynarodowe Targi Poznańskie, Oriflame, Hutmen, Stalprodukt, Paroc Polska, Nowy Styl, ProfiM
i wiele innych firm.

IFS i IFS Applications (www.ifs.com.pl)