Efektywne wykorzystanie przestrzeni wspólnych i zmiana sposobu myślenia, czyli przypisanie stanowiska pracy do funkcji, a nie do pracownika.

W obecnej sytuacji rynkowej wiele firm poszukuje oszczędności m.in. w budżetach przeznaczonych na wynajem powiechni biurowej. Jak to zrobić efektywnie? Poza dość oczywistymi sposobami, takimi jak renegocjacja umów, analiza kosztów użytkowania nieruchomości, czy podnajmowania powierzchni, można jeszcze ograniczyć zajmowaną powierzchnię.

Należy to jednak zrobić bardzo ostrożnie i poprzedzić taki projekt dokadną analizą funkcji pełnionych przez biuro oraz sposobów wykorzystania stref w biurze. Ograniczenie powierzchni bez zmiany koncepcji organizacji przestrzeni niesie ze sobą ryzyko spadku efektywności. Przestrzeń musi podążać za biznesem. Pytaniem w obecnych czasach nie jest już czy projektować open-space, pokoje zamknięte, strefy relaksu itp.

Rozwiązaniem jest różnorodność stanowisk pracy, które podążają za zmianami w formie pracy, a kluczem do sukcesu są proporcje. Ważne jest, aby zmienić sposób myślenia i przypisywać stanowisko pracy do wykonywanej przy nim funkcji, a nie do pracownika. Taki sposób myślenia nie powinien nikogo dziwić, ponieważ na co dzień funkcjonujemy w ten sposób w przestrzeni domowej. W łazience się myjemy, posiłki przygotowujemy w kuchni, spotykamy się ze znajomymi w salonie, w sypialni śpimy itp. Ciężko sobie wyobrazić przypisanie poszczególnych przestrzeni do domowników, ponieważ „stały użytkownik łazienki” musiałby tam jeść, spać, spotykać się ze znajomymi, czasem pracować. Naturalnym jest, że domownicy rotują pomiędzy pomieszczeniami w zależności od wykonywanych czynności. Przeniesienie tego typu myślenia do przestrzeni biurowej jest sporą rewolucją.

Warto jednak, ponieważ prawidłowo przeprowadzona reorganizacja przestrzeni może podnieść efektywność i jakość realizowanych zadań średnio o 25%. Jednocześnie obniżając koszty użytkowanej powierzchni średnio o 16%.

Jakie są więc podstawowe funkcje pełnione przez powierzchnię biurową?

Liderzy rynkowi rozumiani jako firmy wiodące w swoich branżach pod względem wysokości sprzedaży oraz jakości zarządzania umiejętnie łączą 4 podstawowe funkcje realizowane przez współczesne biura. Zapewniają oni przestrzeń do skupienia, do współpracy, do nauki oraz do kontaktów bezpośrenich. Poziom satysfakcji pracowników w tych biurach wynosi 82% (43% średnia rynkowa). Należy, więc uwzględnić czas poświęcany na wykonywanie poszczególnych zadań, które są realizowane przez w/w funkcje biura.

Według badań Genslera rozkład czasu wyglada następująco:

• Współpraca - około 32% czasu pracy pracownicy spędzają na zajęciach w grupie (Liderzy rynkowi 40%);

• Kontakty bezpośrednie - 6% czasu pracownicy poświęcają na utrzymywaniu kontaktów niezwiązanych z realizacją zadań służbowych;

• Nauka - 6% personel poświęca na naukę i nabywanie nowych potrzebnych w pracy umiejętności (Liderzy rynkowi pond 8% czasu).

Z powyższego wynika, że należy zmniejszyć ilość stanowisk do pracy indywidualnej i jednocześnie przemyśleć organizację stanowisk do pracy zespołowej i miejsc nieformalnych spotkań. Jak jednak ograniczyć ilość stanowisk pracy przypisanych do pracownika, gdy struktura zatrudnienia nie ulega zmianie? Należy zmienić sposób myślenia i przypisywać stanowisko pracy do pełnionych funkcji i wykonywanych zadań. W biurze znajdzie się wtedy więcej wspólnych biurek (hot desks), czy blatów (benches). Częściej będą również użytkowane przestrzenie wspólne, jeżeli zostaną odpowiednio zaaranżowane np. w postaci lounge’ów, czy wygodnego lobby. Do pracy indywidualnej, wymagającej skupienia projektuje się tzw. pokoje pracy cichej.

Ile można zaoszczędzić na reorganizacji przestrzeni?

Jak wynika z symulacji przeprowadzonej przez firmę Martela na podstawie danych empirycznych firmy Ahrend, Martela i biura projektowo-badawczego DEGW, dzięki wdrożeniu koncepcji elastycznego biura, umożliwiającego dynamiczne łączenie przestrzeni pełniących wszystkie cztery funkcje oraz odpowiedniej aranżacji wnętrz można zaoszczędzić od 15 do 30 proc. kosztów wynajmu. I to bez konieczności dokonywania zmian w samej strukturze organizacyjnej firmy. W przypadku firmy wynajmującej 1000 m.kw. przy średniej cenie wynajmu 100 zł/m.kw. oznacza to od 150 do 300 tys. złotych rocznie!• Skupienie - 48% czasu pracownicy poświęcają na samodzielną realizację zadań, czyli pracę indywidualną przy stanowisku pracy (Liderzy rynkowi 41%);

Tego typu projekt musi być poprzedzony pełną analizą firmy. Musi uwzględniać cele firmy, pracowników i klientów. Należy zrozumieć w jaki sposób pracownicy pracują , jak przestrzeń jest używana oraz jaką rolę pełnią poszczególne strefy. Pamiętajmy, że w realizację takiego projektu muszą zostać zaanagażowani pracownicy. Stanowiska jakie otrzymają muszą być pełnowartościowe i posiadać możliwość chociażby czasowego dopasowania się do użytkownika.

www.martela.pl

tagi: martela | spotkania | wykłady | podsumowanie

Komentarze

Dodaj własny

Brak komentarzy.

Dodaj komentarz

Tytuł:
Treść wiadomości:
Autor:
Kod z obrazka: